niedziela, 11 listopada 2012

Bo dobra organizacja to podstawa!

Czas.
Wszyscy o nim mówią, a niewiele osób go ma.
Często spotykam się na różnych blogach ze stwierdzeniem, że ktoś chciałby zrobić to, to i jeszcze tamto... ale nie ma czasu. Wymądruję się teraz, ale co tam. Czy nie lepiej, zamiast pisać post o tym, że nie ma się czasu, zrobić w tym czasie coś dla siebie? Jedną z tych rzeczy, na które właśnie czasu brakuje?

Sama absolutnie nie jestem mistrzem dobrej organizacji. Co dwadzieścia minut sprawdzam pocztę, tracę czas na śledzenie ploteczek na Pudelku, odkładam niektóre rzeczy w nieskończoność... ale jednocześnie i tak jest dobrze! W tygodniu ok. 12 godzin dziennie zajmuje mi praca i dojazd do niej. Doliczając czas na sen, na inne rzeczy zostaje go niewiele, dlatego planuję, planuję i jeszcze raz planuję. I coraz częściej kładąc się spać, odczuwam błogie zadowolenie. Że ze wszystkim zdążyłam, a jeszcze udało mi się przeczytać książkę czy obejrzeć film.

Jednym z moich ulubionych sposób na zorganizowanie się jest metoda, z którą spotkałam się już na studiach i którą na własne potrzeby nazwałam Metodą Czterech Pól. Stosowałam ją wtedy przez dłuższy czas, teraz zdarza mi się do niej wracać. Jej twórcą jest Stephen Covey, o czym dowiedziałam się dzisiaj, przygotowując ten post. Nie mam pojęcia, czy ściśle trzymam się jego zaleceń, jednak taka forma, w jakiej ją przedstawię, u mnie sprawdza się bardzo dobrze.

Co jest nam potrzebne? Kartka i długopis. Kartkę dzielimy na cztery części, o tak:


O co chodzi?

RZECZY PILNE I WAŻNE

W tym polu wpisujemy wszystkie rzeczy, które mają konkretną, krótką datę realizacji i które po prostu musimy zrobić.

Co to może być? Nauka do zapowiedzianego kolokwium, oddanie raportu w pracy, przygotowanie się do rozmowy rekrutacyjnej, poprawa kartkówki.

Zadania z tego pola wykonujemy w pierwszej kolejności, żeby uniknąć nieprzyjemności i nie zawalić rzeczy ważnych. Ja zawsze dążyłam do tego, żeby rzeczy z tej rubryki jak najszybciej wykreślić.

RZECZY NIEPILNE I WAŻNE

Kiedy wykonamy wszystkie rzeczy "pilne i ważne", możemy przejść do kolejnego pola. Wpisuję tu wszystkie rzeczy, które wymagają czasu, systematyczności i planowania. Jakie? Na przykład:

- regularne ćwiczenia;
- nauka języków obcych;
- udział w kursach, dzięki którym rozwijamy się i doskonalimy.

Chodzi o to, żeby wpisać tu wszystkie te rzeczy, których nie da się osiągnąć w tydzień, ale które istotne będą w przyszłości. Ja wpisuję tu także tytuły książek, które chcę przeczytać, a kiedy jeszcze studiowałam wpisywałam np. tytuły artykułów czy rozdziałów książek, które musiałam zdobyć i przeczytać na zajęcia, które odbędą się za dwa tygodnie. 

RZECZY PILNE I NIEWAŻNE

To pole ma mi przypomnieć o datach. Wpisuję tu np. termin, w którym muszę oddać książkę do biblioteki, zapłacić rachunek za telefon itd. To tutaj ląduję sprawy takie jak wysłanie maila czy wykonanie telefonu, zarezerwowanie miejsca w kinie czy umówienie się na wizytę u stomatologa. Ot, proza życia :)

NIEPILNE I NIEWAŻNE

Kolejny obszar to rzeczy, które po prostu lubię robić. Od zawsze złościło mnie, że kupuję gazety, a potem ich nie czytam - dlatego też wpisywałam sobie w ten obszar hasła typu "Przeczytać pięć artykułów z Twojego Stylu". Inne przykłady? Wypróbować przepis na nowe muffinki, przetestować makijaż, który widziałam na blogu, rozejrzeć się za nowymi butami, posłuchać nowej płyty tego i tego wykonawcy. Oczywiście jeśli nie wykonam tych rzeczy, to świat się nie zawali... jednak o ileż przyjemniej się żyje, kiedy jednak ma się na nie czas :)

A moje plany na najbliższe dni prezentują się tak:


Tyle przyszło mi do głowy teraz, oczywiście kolejne rzeczy będę sobie dopisywać. 
Idealna sytuacja jest wtedy, gdy zapiszemy jedną kartkę i uda nam się wykreślić z niej wszystkie punkty. Wiadomo, że te "niepilne i ważne" będą się powtarzać, dlatego ja przyjęłam system, że kartki zmieniam raz w tygodniu. 

Co sądzicie o tej metodzie :)?

20 komentarzy:

  1. Super sprawa ; )
    muszę coś takiego zrobić ; p

    OdpowiedzUsuń
  2. Stosowałam tą metodę kiedyś a autora znam z pozycji "7 nawyków skutecznego działania". Nie sprawdziła się wtedy, ale wydaje mi się, że być może była to moja wina. Chyba za dużo od siebie wtedy wymagałam i tak dużo rzeczy wpisanych na listę przytłaczało mnie. Nie umiałam do końca dokonać odpowiedniej hierarchii również. Właściwie wszystko było dla mnie najważniejsze i najpilniejsze. Jestem ciekawa czy sprawdziłaby się teraz. Chyba spróbuję :) Daj znać jak Tobie idzie z nią.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. O widzisz, znałam tytuł książki, ale nie wiedziałam, że jej autor jest twórcą tej metody :) Ma ona jakąś fachową nazwę :)?

      Ja ją bardzo lubię, właśnie dlatego, że pozwala mi na uporządkowanie listy rzeczy do zrobienia, ustala hierarchię. Korzystam z niej od dawna, nie stale, ale zawsze, gdy nawarstwi mi się kilka spraw jednocześnie. Mam ją opanowaną na tyle, że bez problemu przypisuję rzeczy od odpowiedniej tabelki, najpierw zawsze wykonując rzeczy "ważne i pilne". I dzięki niej nie przeskakuję od jednego zadania do drugiego, unikam chaosu, bo mam ustalone priorytety :)

      Naprawdę polecam - wielokrotnie testowałam :)

      Usuń
    2. Trudno mi sobie przypomnieć czy ma jakąś nazwę. Wiem, że nazywana jest czasem metodą ustalania priorytetów.

      Przypomniałaś mi o tej metodzie i może powinnam do niej wrócić. W tej chwili robię codziennie listy rzeczy do zrobienia i ewentualnie rzeczy późniejsze zapisuję w kalendarzu. Wada jest taka, że zapominam monitorować czasem kalendarz i zapominam o niektórych rzeczach.

      Dzięki za przypomnienie :) Chyba jutro usiądę i zrobię swoją na próbę.

      Usuń
    3. Dobrze, że piszesz o tym przytłaczaniu bo dużo się właśnie ostatnio mówi o wadach tej metody. Chwali się ja za skuteczność przy małych sprawach ale po dłuższym czasie łatwo zauważyć, że ambitne plany i marzenia które się wypisuje stają się utrapieniem i wielkim wyrzutem sumienia. Sęk w tym, że jeśli wypiszemy sobie, że chcemy przeczytać trzy książki, zapisać się na jogę i pojechać na stopa nad morze to przez bardzo długo będziemy wstawać rano i stwierdzać "znowu nie udało mi się tego zrobić".

      Co do samej metody, jest to odmiana GTD (get the things done).

      Usuń
    4. Ja te bardziej ambitne rzeczy mam wypisane na osobnej liście. Ta służy temu, żeby ogarnąć codzienne sprawy, ustalić priorytety zapisywać drobne kroczki, które doprowadzą mnie do tych większych spraw.

      To jest na pewno też kwestia tego, jak się zapisze pewne rzeczy. Bo jeśli wpiszę, że chcę stopem nad morze, a wiem, że nie dostanę urlopu przez następne dwa miesiące, to będę ten cel przepisywać z tygodnia na tydzień. Lepiej go wpisać w cele długoterminowe, a w tabelce zanotować sobie: "nie będę jadła słodyczy, a zaoszczędzone 30 zł odłożę na wyjazd". I to już jest realne i przybliża do celu :)

      Analogicznie: należy realnie ocenić swoje siły. Skoro wiem, że mam nawał obowiązków w pracy, to nie piszę, że przeczytam 3 książki - bo tego nie zrobię, nie zdążę. Książki ląduję na liście celów długoterminowych, ale mogę wpisać, że przeczytam 50 stron - będę bliżej celu i mam szansę go zrealizować :)

      Pozdrawiam! :)

      Usuń
  3. Słyszałam o tej metodzie i moim zdaniem jest genialna. Sprawdziłam na sobie i polecam :)

    OdpowiedzUsuń
  4. Metoda świetna. Swoją drogą myślałam, że tylko robota zajmuje tyle czasu. A Ty jeszcze masz czas na ćwiczenia itd. Ja jak wracam to mam tylko siłę położyć się do wanny ( z książką najczęściej)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Ja się lepiej czuję gdy ćwiczę, o czym miałam okazję przekonać się przez ten miesiąc, kiedy prawie nie ćwiczyłam :)

      Usuń
  5. Ja też lubię wszelkiego rodzaju listy - spróbuję i taką sobie zrobić:-)

    OdpowiedzUsuń
  6. Super! Biorę zaraz kartkę i robię ;)
    W niepilnych i ważnych też będę miała B. Fabiani ("Moje gawędy..." ? jak wrażenia?)

    OdpowiedzUsuń
  7. Jednak geniusz tkwi w prostocie. <3
    Jeszcze dzisiaj zrobię swoje.

    OdpowiedzUsuń
  8. Ha, ha ha! Uśmiałam się, że dentysta jest w kategorii pilne nieważne... Jest nadzieja, że Twój stomatolog nie czyta Twojego bloga ;-)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. :D Dzięki Bogu, że jest tam, a nie w "pilne i ważne" :D Bo to by znaczyło, że boli :D I trzeba to załatwić, zanim zrobi się ważne i nie da żyć :P

      Usuń
  9. muszę ją wprowadzić w życie, bo ostatnio za duzo czasu poświęcam rzeczom mniej ważnym, a te pilne i konieczne ostwiam na drugi plan, czas to zmienić ! :D pozdrawaim :)

    http://megansath.blogspot.com/

    OdpowiedzUsuń
  10. Powoli zacznę tę metodę wprowadzać w życie, mam sporo wolnego czasu, a tyle rzeczy mi umyka.

    Skarletko zapraszam Cię do mnie po odbiór wyróżnienia i do wzięcia udziału w zabawie :)

    OdpowiedzUsuń
  11. Metoda genialna, na pewno wyprubuję. Pomoże mi w ogranizacji, bo ostatnio jest małe zamieszanie z tym planowaniem.. :P
    Tylko, że u mnie kartka podzieli się na dwie rubryczki: ważne i mniej ważne ( bo miałabym problem z klasyfikacją) :D Pozdrawiam i obserwuję! :)

    OdpowiedzUsuń

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...